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关于采购的那些事,会计必须知道!

发布时间:2019/10/25

【前言】采购,是采购部门的事,按理说与财务部门无关,但采购涉及付款,涉及成本费用,所以,作为会计,必须知道采购的一些“秘密”。本期大鹏说说关于采购的那些事。

 

先说一个真实的故事。大鹏和同事经常在公司所在园区的食堂就餐,这个食堂供餐属于半开放式的,即自助点菜结账,额外支付两元,米饭不限量供应,以前,我们总觉得食堂的菜很普通,但米饭很赞,不仅闻起来有小时候吃过的米饭的香味,而且吃在嘴里口感和嚼劲都很好。但是,最近一段时间,我和同事们却不约而同对食堂米饭给出了差评,不仅闻起来没有了先前的香味,而且吃在嘴里如同嚼蜡,且常有夹生的感觉,我们对此很疑惑:发生了什么事?今天中午,在盛饭时不经意对负责煮饭的老师傅抱怨了几句,没想到却找到了答案。

 

食堂负责煮饭的老师傅告诉我们,这阵子的米饭不仅我们觉得难吃,他更觉得难煮,为何?由于更换了大米供应商,这次供应的大米是多年的陈米,他在煮之前要花费时间反复清洗,而且煮的时候,水放多了则烂糊,水放少了又夹生,难啊。据他讲,老板也发现了这个问题,狠狠地把负责采购大米的采购人员批评了一通,原来采购人员贪图便宜,没有注意品质,采购了这批“垃圾米”,无奈采购的量大且无法退换,又不舍白白扔掉,所以这阵子只能委屈我们这些就餐者帮其慢慢“消化”了。“再熬二十天左右,这批大米吃完了,到时就可以吃到原来的香米了。”老师傅像在安慰我们又似在宽慰自己。

 

其实,我们每个企业都会遇到类似食堂采购大米的采购情况,大米是食品,可能对食堂的影响较小,顶多影响就餐者胃口招致差评,但是,如果一家企业采购的是生产用原材料或产成品,如果采购不当则会影响产品质量甚至引发诉讼等风险,导致企业破产或倒闭,不能不引起我们的重视。

 

提及采购,可能众所周知的“秘密”就是采购员“吃回扣”的问题,所以,在有的企业里,采购部门是个“油水丰厚”的好部门,当采购员是一个“肥差”,许多人员削尖了脑袋往里挤。但是,采购岗位也是个“高危”岗位,因为采购舞弊,如行贿受贿、假公济私中饱私囊等,损害企业利益,最终把自己送进监狱的案例也比比皆是。因为采购涉及付款和成本费用,所以,咱们会计人员必须知道关于采购的那些事。

 

1、采购内控岗位必须清晰。根据内部控制的要求,对于涉及采购的内控岗位必须按要求进行设置,且不相容岗位,如请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审批、采购与验收、采购验收与会计记录、付款审批与付款执行等需分离。会计人员在审核采购付款业务时,重点审查合同签订、入库单或验收单等涉及不相容岗位是否分离情况,以及相关流程或环节是否按要求进行审批。

 

2、供应商的选择必须合规。采购,不论是采购货物(材料或设备等)还是采购服务(加工修理或工程建设等),均须经过“货比三家”的供应商遴选,对于金额较大的采购事项,还需采取公开招标的形式,可以从源头上防止采购舞弊行为,当然,对于图形式走过场的企业来说,内定暗箱操作或者串通舞弊的现象不可避免。会计人员不能决定供应商,但要注意审查相关的形式资料是否齐全。

 

3、采购结算方式必须明确。采购货物或服务,面临资金支付压力,必须在签订合同时明确采购的结算方式,具体包括:付款方式(签订合同后预付30%,货到验收合格支付60%或65%,预留10%或5%作为质保金待质保期满后支付等)、付款账期(以货到和收票孰晚计算,一个月、三个月、六个月或一年账期等)和付款形式(全部现款、50%现款50%银行承兑汇票或全部银行承兑汇票等)等。会计人员需参与采购结算方式的谈判,审核采购合同涉及的结算条款。

 

4、采购付款资料必须齐全。一般来说,采购付款需要提供的资料包括:采购合同或协议、发票和采购入库单(验收单)和结算单等,需要提醒注意的是,对于涉及投资的固定资产采购,还需要年初董事会通过的投资决议和投资可行性研究报告等;对于国有企业来说,属于“三重一大”范围的大额资金支出,还需有公司领导班子的集体决议。除了零星小额(一般是1000元以下)现金采购以外,其他采购均要签订书面合同或协议,且必须“公对公”转账支付采购款。

 

5、采购会计核算必须准确。在对采购业务进行会计核算时,建议采取“应付账款+客商”的方式,即使是一次性全额付款的采购业务,也必须这样做,一方面便于统计采购金额和欠款情况,另一方面有利于不定期与供应商对账,当然,对于小额的现金零星采购,可以忽略。会计人员对每一笔采购业务都要准确核算,特别是涉及可抵扣增值税时价税分离的成本费用核算,必须清清楚楚非常准确。

 

采购那些事,作为会计人员的你,看了本文,知晓了多少?

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