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财务人员必知的合同签订流程及会计核算

发布时间:2019/05/15

在实际工作中,公司之间、公司与个人之间、公司与政府机关、事业单位之间都会因为经济和业务往来而签订合同,将双方的合作意愿落实到纸面上,用产生法律效力的合同约束双方遵守承诺。那么,公司签订合同的一般流程是怎样的?各个环节有哪些需要注意的问题?可能涉及哪些会计核算?贸小帮在此为您逐一梳理。

合同签订的一般流程及需要注意的问题

关于合同签订的流程,一般来说分为三个阶段。

第一阶段是洽谈阶段。

所谓洽谈阶段就是双方结合业务需求,就合同的主要内容和条款进行协商讨论,达成合作意向。

这个阶段需要注意的是,洽谈合同细节的时候,建议企业对合作方进行合法合规性审查。一方面审查合作方是否有销售产品或提供服务的必备资质和合法的营业范围,另一方面可以了解企业的经营年限、规模以及合同洽谈人的身份和资格。

需要合作方提供的资料包括:

-企业营业执照或统一社会信用代码证

-合同洽谈人的名片、身份证、工作证件或授权委托书

第二阶段是合同起草和审查阶段。

根据洽谈阶段讨论的情况,由一方起草文本,交由另一方进行审查修改。修改意见再发给对方进行确认,直至双方对合同草案均无异议。

合同在起草时应做到内容合法、 条款齐全、 文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确, 应包括以下内容:

-合同名称;

-甲乙方名称及地址,经办人联系电话;

-甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章;

-合同签订日期;

-运价、运量;

-付款方式;

-履约方式、地点、费用的承担;

-违约责任(甲乙方权利和义务) ;

-生效、终止条件;

-争议解决的方法;

-合同的份数及附件;

-保密条款(视合同履行需要)

企业在审核对方起草的合同时,各部门应明确分工并抓住以下审核要点:

-合同执行部门对合同的文字结构、通用条款、特殊条款、双方权利义务、履约、担保条款做详细审核

-财务部重点审核签约公司名称、合同运费支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款

-法务部分析判断合同风险及与法律相关的内容

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第三阶段是签字盖章阶段。

签字盖章阶段一般由一方签字盖章,送交另一方。双方签字盖章后的合同原件由双方各自留存归档。

在这个阶段应该注意的是公司要严格杜绝不签字不盖章执行合同的风险,避免因对方违约带来的损失。

合同签订过程中可能涉及的会计核算

一般情况下,在合同签署阶段,实际业务尚未发生,通常不会涉及会计核算,但也有例外情况,如合同约定有预付款项时。 双方应在合同签订并执行完预收预付款项后,做以下会计分录:

预付方:

借:预付账款

贷:银行存款

预收方:

借:银行存款

贷:预收账款

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